Una empresa ha solicitado de la Dirección General de Tributos (DGT) una respuesta para saber si es posible conservar las facturas que recibe en papel mediante una fotografía que mostraría su contenido íntegro.
La consulta proviene de una sociedad mercantil que recibe facturas completas o simplificadas en soporte papel por parte de sus proveedores, y quiere fotografiarlas para después enviar por correo electrónico a una cuenta corporativa y de esa manera, alojarlas en un servidor en la nube con todos los estándares de seguridad. Una vez almacenada, se procedería a la destrucción del soporte papel original de las facturas si bien las imágenes de dichos documentos permanecerían almacenadas digitalmente durante los plazos de conservación establecidos legalmente.
Según la DGT es posible almacenarlas solo en formato electrónico.
La empresa puede fotografiar las facturas y no está obligada a almacenar las que recibe en formato de papel.
Cuando el medio elegido para la conservación de las facturas sea el electrónico, en el Reglamento no se incluye la necesidad de conservar una copia en formato papel de las facturas recibidas electrónicamente, o de las recibidas en papel que hayan sido objeto de digitación para su conservación por medios electrónicos.
Respecto a los medios para digitalizar estas facturas se seguirán los formatos estándares de uso común y serán admitidos como tales, los PDF/A, PNG, o JPEG2000, y la técnica de compresión empleada, en su caso, debe ser sin pérdida de información.
Requisitos de una factura electrónica para ser válida:
El reglamento aprobado por el Real Decreto 1619/2012 aclara que se entenderá por factura electrónica aquella que haya sido expedida y recibida en formato electrónico, y para que sea válida, el destinatario ha debido dar su consentimiento.
Los medios de validez de una factura electrónica son los siguientes:
a) Mediante una firma electrónica avanzada basada, bien en un certificado reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas, o bien, en un certificado reconocido.
b) Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI), tal como se define en el artículo 2 de la Recomendación 94/820/CE, relativa a los aspectos jurídicos del intercambio electrónico de datos, cuando el acuerdo relativo a este intercambio prevea la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.
c) Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.